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Prendre son poste de coordinateur de secrétariats médicaux : structurer l'organisation et piloter l'activité

Durée
2 jours (14h)
Format
Présentiel — Inter ou Intra
Public
Coordinateurs de secrétariats médicaux - Cadres administratifs de pôle
Tarif
Intra : Sur devis
Inter : 950,00 €
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Contexte

Pourquoi cette formation

La fonction de coordinateur de secrétariats médicaux implique d’organiser une activité administrative complexe, d’assurer la coordination entre équipes médicales et administratives, et de sécuriser le circuit administratif du patient. 

Souvent exercée sans formation préalable, cette prise de poste expose à des difficultés d’organisation, de priorisation et d’harmonisation des pratiques. 

Cette formation permet de clarifier le rôle du coordinateur et de structurer le fonctionnement des secrétariats médicaux au quotidien.

Objectifs pédagogiques

À l'issue de la formation, vous serez en capacité de

  1. 1 Clarifier votre rôle et votre positionnement de coordinateur
  2. 2 Structurer l'organisation des secrétariats médicaux
  3. 3 Harmoniser les pratiques administratives
  4. 4 Organiser le suivi de l'activité et des priorités
  5. 5 Adapter votre posture dans une fonction de coordination
Programme

Le programme

Clarifier son rôle de coordinateur de secrétariats médicaux

  • Positionnement dans l'organisation hospitalière
  • Rôle de coordination et articulation avec l'encadrement
  • Interfaces avec médecins, cadres et direction
  • Responsabilités dans le circuit administratif du patient
Atelier : cartographier son périmètre et ses interfaces

Structurer les relations de coordination au quotidien

  • Fonctionnement avec les équipes de secrétariat
  • Relation avec les médecins et les cadres
  • Gestion des écarts de pratiques
  • Régulation des situations du quotidien
Atelier : analyser des situations de coordination

Organiser le fonctionnement des secrétariats médicaux

  • Organisation du travail et continuité de service
  • Répartition des tâches
  • Gestion des absences et des aléas
  • Lisibilité de l'organisation
Atelier : analyser l'organisation actuelle

Structurer le suivi de l'activité et des priorités

  • Identifier les priorités réelles
  • Suivre les flux (courriers, comptes rendus, rendez-vous)
  • Mettre en place des outils simples de suivi
  • Donner de la lisibilité à l'activité
Atelier : formaliser des outils de suivi

Harmoniser les pratiques administratives

  •  
Équipe pédagogique

Vos intervenants

Intervenant

Responsable des secretariats médicaux

Responsable pédagogique et scientifique

Véronique Prudhomme

Attachée d'administration hospitalière - Experte en secrétariats médicaux & interfaces médico-administratives

Méthodes & livrables

Comment nous formons

Apports contextualisés

Analyse de cas pratiques

Exploitation des situations vécues par les participants

Ateliers de co-construction

Livrables

Plan d'organisation et de coordination des secrétariats médicaux. Une feuille de route post-formation clé en main.

Destinataires

Cette formation est faite pour vous si…

Oui, si

vous assurez une fonction de coordination de secrétariats médicaux et souhaitez structurer l’organisation et les pratiques

Non adaptée si

vous êtes en prise de poste AMA / SM sans responsabilité de coordination

Évaluation

Modalités d'évaluation

  1. 1Auto-positionnement amont/aval
  2. 2Validation du plan d'organisation 
  3. 3Questionnaire de satisfaction 
Certificat de réalisation remis à chaque participant
Informations pratiques

Tout ce qu'il faut savoir

Référence
MOD_2026014
Durée
2 jours (14h)
Prochaines dates
24 mai 2027
Format
Présentiel
Public
Coordinateurs de secrétariats médicaux - Cadres administratifs de pôle
Prérequis
Aucun prérequis 
Tarif inter
950,00 €
Tarif intra
Sur devis
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Un référent handicap est disponible pour adapter les modalités pédagogiques si nécessaire : contact@larelevesante.fr
Financement
Plan de formation · OPCO · ANFH
FAQ

Vous avez des questions ?
Nous avons les réponses.

Quel est le rôle d'un coordinateur de secrétariats médicaux ?

Le coordinateur de secrétariats médicaux organise une activité administrative complexe, assure la coordination entre équipes médicales et administratives et sécurise le circuit administratif du patient. Souvent exercée sans formation préalable, cette fonction expose à des difficultés d’organisation, de priorisation et d’harmonisation des pratiques. La formation clarifie ce rôle : positionnement dans l’organisation hospitalière, articulation avec l’encadrement, interfaces avec médecins, cadres et direction, et responsabilités dans le circuit administratif du patient. Elle distingue clairement la coordination du management hiérarchique et aide à structurer le fonctionnement des secrétariats au quotidien.

Faut-il déjà encadrer une équipe pour suivre cette formation ?

Non. La formation cible la prise de poste de coordinateur et part du principe que la fonction est souvent confiée sans formation préalable ni expérience d’encadrement. Elle s’adresse aux AMA expérimentées promues à la coordination, comme aux coordinateurs déjà en poste souhaitant structurer leur pratique. Aucun prérequis managérial n’est exigé : le programme construit le positionnement, la régulation des situations du quotidien et l’organisation du fonctionnement. Elle est particulièrement adaptée lorsqu’il faut harmoniser des pratiques hétérogènes entre secrétariats et installer une coordination lisible avec les médecins et les cadres.

Comment harmoniser les pratiques entre plusieurs secrétariats médicaux ?

La formation outille l’organisation et le suivi de l’activité. La démarche consiste à structurer l’organisation du travail et la continuité de service, à répartir les tâches et à gérer les absences et les aléas pour donner de la lisibilité à l’activité. Sur le suivi, elle aide à identifier les priorités réelles, à suivre les flux (courriers, comptes rendus, rendez-vous) et à mettre en place des outils simples de suivi. L’harmonisation des pratiques s’appuie sur la clarification des règles de fonctionnement, la gestion des écarts de pratiques et la régulation des situations courantes, en coopération avec les équipes de secrétariat, les médecins et les cadres.