Secrétaire médicale à l'hôpital (AMA) : missions, salaire, concours et évolution

L’essentiel en 30 secondes

Repères chiffrés : fonction publique hospitalière uniquement. Les données sur les concours, grades, grilles indiciaires et salaires concernent les AMA de la FPH ; elles ne s’appliquent pas automatiquement aux secrétaires médicales du privé.

Rôle et missions de la secrétaire médicale hospitalière

Le décret n° 2011-660 du 14 juin 2011 confie aux assistants médico-administratifs « le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives relatives aux patients ». Derrière cette formule, un métier de flux : chaque patient passe par le secrétariat en entrant et en sortant, chaque acte médical produit un document à traiter, chaque médecin s’appuie sur son secrétariat pour tenir son agenda. Le corps compte deux branches, le secrétariat médical et l’assistance de régulation médicale (ARM, en SAMU). Cette page traite de la première, la plus répandue.

Dans un service hospitalier, la secrétaire médicale tient quatre fronts en même temps : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des rendez-vous et des convocations, la production documentaire (comptes rendus de consultation, d’hospitalisation, d’opération, courriers aux médecins traitants) et la tenue du dossier patient, aujourd’hui informatisé. Elle porte aussi une responsabilité forte sur le secret médical et sur la communication du dossier, encadrées par le code de la santé publique.

• Accueil des usagers : accueil physique et téléphonique, orientation, gestion des files d’attente et des situations de tension
• Gestion des rendez-vous : agendas médicaux, convocations, programmation des consultations et des examens, reports et annulations
• Production des comptes rendus : frappe ou relecture de la reconnaissance vocale, mise en forme, validation médicale, diffusion aux correspondants
• Dossier patient : création, mise à jour, classement, archivage et communication du dossier dans le respect du secret médical
• Coordination : lien quotidien entre médecins, cadres de santé, admissions, facturation et médecins de ville
• Suivi médico-administratif : codage, saisie d’activité, préparation des staffs, gestion des courriers et des demandes des usagers

Compétences attendues

Il n’existe pas de diplôme obligatoire pour exercer comme AMA : le concours externe est ouvert dès le baccalauréat. En revanche, le programme des épreuves fixé par l’arrêté du 20 octobre 2020 dessine précisément le socle attendu : terminologie médicale, règles de la correspondance médicale, circuit des documents, secret professionnel, dossier informatisé du patient, organisation hospitalière et droits des malades. Sur le terrain, ce socle se double de compétences relationnelles et organisationnelles que l’expérience seule ne suffit pas toujours à consolider.

• Maîtriser la terminologie médicale et les règles de la correspondance médicale
• Tenir le dossier patient informatisé et appliquer les règles de communication et d’archivage
• Accueillir et informer les usagers, y compris en situation de stress, de douleur ou de détresse
• Organiser les agendas médicaux et prioriser dans un flux permanent
• Respecter le secret professionnel et le secret médical
• Coopérer avec les médecins, les cadres de santé et les services administratifs (admissions, facturation)
• Utiliser les logiciels métier, la reconnaissance vocale et les outils bureautiques

✓ Sources : décret n° 2011-660 du 14/06/2011 (art. 3, missions du corps) · arrêté du 20/10/2020 fixant la nature et le programme des épreuves des concours externe et interne d’accès au corps des AMA.

Salaire d'une secrétaire médicale à l'hôpital

Dans la fonction publique hospitalière, la rémunération de l’AMA suit la grille indiciaire de la catégorie B : le brut mensuel est le produit de l’indice majoré (IM) de l’échelon par la valeur du point d’indice, fixée à 4,92278 € depuis le 1er juillet 2023. Le corps compte trois grades. En classe normale, le traitement de base va de 1 836 € brut au 1er échelon (IM 373) à 2 501 € au 13e (IM 508). La classe supérieure culmine à 2 653 € (IM 539) et la classe exceptionnelle à 2 914 € (IM 592).

S’y ajoutent le complément de traitement indiciaire issu du Ségur (49 points d’indice majoré, décret n° 2020-1152), le supplément familial de traitement et les primes de l’établissement. À durée moyenne d’avancement, il faut environ 26 ans pour atteindre le dernier échelon de la classe normale, d’où l’enjeu des changements de grade. Les agents contractuels ne relèvent pas d’une grille statutaire d’échelons : leur rémunération est fixée par contrat, souvent en référence aux grilles de la fonction publique, selon leur expérience, leur diplôme et la politique de l’établissement.

Où exerce une secrétaire médicale hospitalière ?

Concours AMA : préparer son accès au corps

Beaucoup de secrétaires médicales entrent à l’hôpital comme contractuelles et y restent des années sans passer le concours. Pourtant, l’accès au corps change tout : la titularisation, l’avancement d’échelon garanti, l’accès aux grades supérieurs et à la promotion interne. Le concours externe se passe sur titres dès le bac : sélection sur dossier, puis entretien. Le concours interne, ouvert après quatre ans de services publics, ajoute deux écrits de trois heures (cas pratique et questions à réponse courte) avant l’entretien. Dans les deux cas, la préparation fait la différence.

Devenir assistant médico-administratif : les voies d'accès

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Évolution de carrière

Le poste d’AMA ouvre une trajectoire administrative complète à l’hôpital, du secrétariat de service jusqu’aux fonctions d’encadrement :